Skip to Content

Business Intelligence jako część systemu ERP

Written on January 3, 2012 at 3:45 pm, by

Analityka biznesowa jest pojęciem o bardzo szerokim znaczeniu. Najogólniej można ją przedstawić jako proces przekształcania danych w informacje, a informacji w wiedzę, która może być wykorzystana do zwiększenia konkurencyjności przedsiębiorstwa.

Efektywne eksploatowanie narzędzi BI jest mocno uzależnione od utworzenia hurtowni danych, które pozwalają na ujednolicenie i powiązanie danych zgromadzonych z różnorodnych systemów informatycznych przedsiębiorstwa. Utworzenie hurtowni danych zwalnia systemy transakcyjne od tworzenia raportów i umożliwia – równoczesne – korzystanie z różnych systemów BI.

Idealna startegia usprawniania pracy firmy wygląda następująco: system BI generuje standardowe raporty lub wylicza kluczowe wskaźniki efektywności działania przedsiębiorstwa (tzw. Key Performance Indicators) na podstawie których stawia się hipotezy, po czym weryfikuje się je poprzez wykonywanie szczegółowych ,,przekrojów” danych. Do tego służą różnego rodzaju narzędzia analityczne (np. OLAP, data mining).

BI stanowi narzędzie menedżerów i specjalistów zajmujących się analizami i strategią. Przydaje się w momencie gdy chcemy zweryfikować dotychczas przeprowadzane zarządzanie zasobami ludzkimi. Dla menedżerów ,,liniowych”, którzy oczekują informacji o aktualnym stanie procesów, przeznaczone są rozwiązania Business Activity Monitoring (BAM), umożliwiające przetwarzanie napływających na bieżąco danych.

Techniki prezentacyjne dobierane są odpowiednio do potrzeb użytkownika. Aby uniknąć konieczności przeglądania gąszczu liczb, wizualizacja stanu aktualnego realizowana jest w postaci obrazkowej. Kokpit menedżerski (management dashboard) jest atrakcyjnym sposobem prezentacji wyników – wizualizacja danych i raportów następuje w postaci podobnej do pulpitów sterowniczych.

Do BI zalicza się również rozwiązania podejmujące decyzje na podstawie zadanych algorytmów postępowania. Są to wbudowane w systemy transakcyjne funkcje automatycznego reagowania na stwierdzone zaszłości, np. wysłanie klientowi zawiadomienia o wykonaniu zamówienia albo wygenerowanie zamówienia, po stwierdzeniu obniżenia zapasu materiału poniżej wyznaczonego minimum (tego rodzaju działania z reguły realizowane są za pomocą systemów EDI i przydają się w obsłudze hurtowni, dużych sklepów itp.).

Najczęściej spotykane odmiany systemów zaliczanych do BI to: systemy informowania kierownictwa (Executive Information Systems – EIS), systemy wspomagania decyzji (Decision Support Systems – DSS), systemy informacyjne zarządzania (Management Information Systems – MIS), systemy informacji geograficznej (Geographic Information Systems – GIS).

Pomimo ogromnej funkcjonalności systemu, niemożliwym jest, by BI udzielało prostych, jednoznacznych odpowiedzi, a nawet wskazania ,,jedynie słusznego rozwiązania”. Dane, choć starannie zebrane i przejrzyście zwizualizowane, są tylko punktem odniesienia dla dalszych badań oraz analiz.

ERP - podsystemy , , , No Comments

System ERP przez internet?

Written on February 18, 2011 at 9:57 am, by

Oprócz tego, że istnieje wielu dostawców systemów ERP, które działają wewnątrz firmy, pojawiło się kilka takich, które są udostępniane za pośrednictwem internetu. Dzięki temu nawet mniejsze przedsiębiorstwa mogą pozwolić sobie na wdrożenie systemu, który usprawni ich działanie i zwiększy obroty. W momencie gdy firma zdecyduje się właśnie na to rozwiązanie, nie potrzebuje niczego innego, jak dostępu do najlepiej szerokopasmowego internetu.

Zbędne będzie miejsce na serwerze, gdyż całość oprogramowania znajduje się u producenta, a klient korzysta z jego zasobów z poziomu przyjaznego interfejsu. Dzięki takiemu rozwiązaniu firma oszczędza nie tylko pieniądze związane z zakupieniem sprzętu niezbędnego do postawienia serwera, ale także związane z jego późniejszą eksploatacją. Nie ma też potrzeby „inwestowania” w ludzi, którzy czuwali by nad jego sprawnym działaniem – tym wszystkim zajmuje się producent. Firma oszczędza również, płacąc za poszczególne moduły i ich licencję, nie ma potrzeby wykupowania ich na własność. Warto zaznaczyć, że tego typu rozwiązania będą korzystne również dla firm, które dopiero co powstały i nie wiadomo, jak długo i czy w ogóle utrzymają się na rynku. W ich przypadku nie będzie sensu inwestowania kilkudziesięciu tysięcy złotych na wdrożenie systemu, gdyż tak naprawdę nie wiadomo, czy w ogóle dobiegnie końca. Jeśli chodzi o koszty utrzymania takiego systemu, to są oczywiście relatywnie niższe i rozkładają w ramach miesięcznego abonamentu za wykorzystanie oprogramowania. Należy mieć tylko nadzieję, że znajdzie się wiele firm, które będą chciały z takiego rozwiązania skorzystać.

ERP , , , , No Comments

Dostawcy systemów ERP w Polsce

Written on February 17, 2011 at 10:07 am, by

Ostatnio pisałam o ogólnych zasadach wyboru odpowiedniego dostawcy systemu erp, etapach wdrożenia i problemach, które możemy spotkać w momencie przeprowadzania poszczególnych czynności. Dziś chciałabym się skupić na jednym z dostawców systemu erp w Polsce.

Teta jest systemem przeznaczonym dla średnich i większych przedsiębiorstw i charakteryzuje się zgodnością ze wszystkimi przepisami i standardami rachunkowymi. Jak podaje producent zwrot pieniędzy przekazanych na wdrożenie systemu następuje bardzo szybko.

Tak, jak wszystkie systemy ten również sprawia, że wszystkie procesy decyzyjne w firmie są usprawnione, a obieg informacji jest lepszy niż wcześniej. Również efektywność pracy ludzi jest lepsza, a dzięki wsparciu logistycznemu możliwe jest wykorzystanie większej powierzchni magazynowej, co z kolej przekłada się na sprzedaż i zwiększenie obrotów. Oprócz tych podstawowych cech, system jest elastyczny, więc można go dostosowywać i modyfikować według indywidualnych potrzeb użytkownika. Interfejs jest na tyle przyjazny, że poszczególne formularze można grupować w ulubione, czy dodawać do każdego pola numeryczne i tekstowe.

Ten system to również bezpieczeństwo – administrator tak może zmodyfikować dostęp do systemu, że praktycznie niemożliwe jest jego wykorzystanie przez osoby niepowołane. Dzięki kompatybilności z oprogramowaniem Microsoftu praca z systemem jest łatwa – nie ma potrzeby dodatkowe przeszkalania użytkowników pod tym kątem, nawet sporządzanie raportów nigdy nie było takie łatwe.

System w prosty sposób integruje się też z innymi urządzeniami, które są niezbędne w funkcjonowaniu przedsiębiorstw, dlatego żadnym problemem nie będzie współpraca z wagami, urządzeniami przenośnymi, typu palmtop, czy takimi, które mają za zadanie kontrolować czas pracy.

Następnym razem postaram się przybliżyć działanie i funkcjonalności innych systemów ERP dostępnych w Polsce, żeby wybranie najlepszego nie było jeszcze prostsze.

Dostawcy ERP , , , No Comments

Ulepszenia ERP cz. 2

Written on February 11, 2011 at 9:45 am, by

Business Inteligence (BI) – to oprogramowanie i technologie służące do pozyskiwania, przechowywania i analizowania dostępu do danych z wszelkich źródeł., co wpływa na usprawnienie podejmowania decyzji gospodarczych. Dzięki BI dostęp do informacji w formie elektronicznej jest jeszcze prostszy, bo dane poddawane są analizie z różnych punktów widzenia, a użytkownik otrzymuje skomasowaną informację w postaci raportów. Zastosowanie BI gwarantuje nie tylko oszczędność czasu, ale także wyeliminowanie rutynowych czynności, wykonywanych do tej pory przez czytelnika. Dodatkowo możliwe jest uzupełnianie istniejących już danych o nowe, co automatycznie wpływa na aktualizację raportów.

Jeśli mowa o ulepszeniach systemu ERP, to warto też zdecydować się na takie wewnątrz firmy, żeby usprawnić pracę i przepływ wiedzy kumulowanej w danej firmie. Obecnie te ulepszenia zapewniają rozwiązania samoobsługowe. Dobrym przykładem jest tutaj MSS (Manager Self Service), czyli aplikacja, która pomaga menadżerom w sprawnym zarządzaniu pracownikami, przez co skraca się czas związany z pracami administracyjnymi. Z kolei ESS (Employee Self Service) sprawia, że pracownicy mogą zarządzać czasem swojej pracy, przerwami, jak również kierunkiem rozwoju kadr. Do komunikacji między pracownikami służą rozwiązania portalowe.

Należy jednak pamiętać, że często wprowadzenie dodatkowych ulepszeń wiąże się z uaktualnieniem wersji systemu ERP, co jest i tak korzystne, bo wiąże się z zapewnieniem stabilności jego działania na kolejne lata. Jest to jednak przedsięwzięcie wymagające co najmniej połowy pracy, która została włożona w samo wdrożenie ERP – zdecydowanie jest jednak opłacalne.

ERP , , , No Comments

Ulepszenia ERP cz. 1

Written on February 11, 2011 at 9:44 am, by

Zastanawialiście się może, czy jeśli posiadacie w swojej firmie system ERP, to czy istnieje możliwość zastosowania jeszcze innych narzędzi informatycznych do ich rozwoju? Wydawać by się mogło, że nie da zrobić się już nic, jednak to mylne rozumowanie. Jeśli już na etapie wdrażania systemu, pewni jesteśmy, że chcemy się dynamiczni rozwijać i rozbudowywać system, to warto rozejrzeć się za takim dostawcą, który nam to umożliwi. Nie ma sensu nawiązywać współpracy z takim, który oferuje jedynie podstawowe funkcje systemu, gdyż potem współpraca dwóch różnych firm może nie przebiegać po naszej myśli. Zwykle firmy, u których system ERP zdążył się już zadomowić obierają jeden z następujących kierunków rozwoju i dalszych ulepszeń:

  • współpraca ze stałymi klientami biznesowymi (EDI, SCM, CRM)
  • Business Inteligence

Po co firmy decydują się na dalsze ulepszenia? Powód jest banalny – żeby zyskać przewagę konkurencyjną. Zajmijmy się teraz systemami, które nam to dadzą.

EDI (elektroniczna wymiana danych) – ma za zadanie wspomagania kontaktów z klientami biznesowymi. Dzięki temu możliwy jest płynny przepływ danych, dzięki czemu informacja przebiega szybciej z punktu A do punktu B. To wpływa nie tylko na szybką realizację zamówień i zmniejszenie poziomu zapasów, ale też ryzyko popełnienia błędów się zmniejsza.

SCM – wspomaga zarządzanie całym łańcuchem dostaw, od momentu jego powstania, po ustalenie skąd pozyskamy materiały po wszelkie planowanie, zarówno popytu, jak i dystrybucji wyrobów w sieci. SCM pozwala na uzyskanie informacji o zapotrzebowaniu klientów, przewidywanie braków w każdej części łańcucha dostaw i szybkie ich uzupełnianie. Dzięki niemu klient będzie zadowolony nie tylko z jakości produktów, ale także z terminowych dostaw.

CRM (zarządzanie relacjami z klientami) Jak wiadomo najważniejsza jest sprzedaż i jej wzrost. System CRM ma za zadanie zarządzanie relacjami z klientami między innymi poprzez subtelne przypominanie, że zalega z płatnościami, budowanie pozytywnego wizerunku firmy. Sprawdza się szczególnie w firmach, w których rotacja pracowników jest duża, bo wszystkie dane na temat klientów są w jednym miejscu.

ERP , , , , , No Comments

System ERP i HR

Written on February 10, 2011 at 9:31 am, by

Dziś chciałabym poświęcić swoją uwagę zastosowaniu systemu ERP w Human Resource i pokazać jakie ma to znaczenie dla usprawnienia pracy. Niestety wciąż niewiele systemów z tak zwanej średniej półki posiada możliwość zarządzania HR i często jest tak, że przedsiębiorcy decydują się na próbę integracji dwóch systemów – ERP i do HR. Niestety przez to zwiększamy koszty wdrożenia i zmniejszamy spójność rozwiązań finansowych, operacyjnych, jak również płacowo-kadrowych. Oto niektóre korzyści z wdrożenia lepszego ERP z możliwością zarządzania HR:

  • automatyzacja administracji kadrami – urlopami, zwolnieniami, zatrudnieniami, czasem pracy
  • odciążenie jednostki ludzkiej od wykonywania tych rutynowych czynności
  • rejestracja pracowników w ZUS oraz generowanie odpowiednich dokumentów do ZUS i urzędu skarbowego

Szczególnie zarządzanie czasem pracy jest ważne, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Ten pierwszy może monitorować czas pracy i wydajność poszczególnych pracowników, co może wpłynąć na system wynagrodzeń, a podwładni mogą mieć pewność, że zostaną rozliczenie także z ewentualnych nadgodzin, być może dodatkowymi bonusami. Korzyść jest więc obopólna.

Zaawansowany system HR to także tworzenie indywidualnych ścieżek kariery, przeprowadzanie szkoleń, a także rekrutacja nowych pracowników.. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawca może być niemal pewny, że jego podwładni przychodzą do pracy chętnie, chcą się dodatkowo szkolić i rozwijać, co wpływa na efektywność i atmosferę w pracy.

Nawet jeśli system HR będzie obejmował początkowo tylko podstawowe funkcje, to przecież z czasem się rozwinie, co z pewnością wpłynie na rozwój przedsiębiorstwa, warto więc w niego zainwestować.

ERP , , , No Comments

Problemy przy wdrażaniu systemu

Written on February 8, 2011 at 10:27 am, by

Ostatnio pisaliśmy o tym, jak wybrać dobrego dostawcę systemu ERP i jakich należy się wystrzegać. Dziś chcielibyśmy swoją uwagę skoncentrować na problemach, które mogą pojawić się przy wdrożeniu systemu ERP, jak i każdego innego systemu informatycznego, szczególnie w dużych firmach.

Generalnie problemy można podzielić na dwie kategorie – te, które występują przy przygotowaniach do wdrożenia i w czasie realizacji oraz wewnątrz firmy i z dostawcą systemu. Skupmy się jednak na szczegółach.

Najpopularniejszym „problemem” jest nastawienie, że wdrożenie systemu ERP nie jest najważniejsze i wsparcie zarządu, jak i wszystkich pracowników nie jest konieczne, dodatkowo pieniądze na wdrożenie nie muszą być aż takie duże – w myśl zasady „jakoś to będzie”.

Zły podział ról jest gwarancją, że żaden projekt się nie powiedzie – to pewne, nieważne, czy wdrażamy system do dużej firmy, czy realizujemy niewielkie zlecenie do klienta.

Często nieporozumienia pojawiają się też na linii firma wdrożeniowa – zleceniodawca. Bo zakłada on z góry, że jeśli płaci, to wymaga i nie musi nawet kiwnąć palcem, a wszystko MA BYĆ zrobione. I z drugiej strony – stara się narzucić swoje zdanie bez brania pod uwagę wskazówek firmy wdrożeniowej. Brak płynnej komunikacji zawsze zakończy się niepowodzeniem! Wiele błędów popełniają także firmy wdrożeniowe. Zwykle nie posiadają wystarczającej liczby konsultantów, odpowiedzialnych nie tylko za wdrożenie czysto informatyczne, ale także za optymalizację, co zwykle kończy się tym, że owszem firma system ERP posiada, jednak nie zwiększa on jej efektywności.

Po przeprowadzeniu wdrożenia albo jeszcze w jego trakcie niezbędne są szkolenia pracowników – bez tego system ERP będzie bezużyteczny. Każde wdrożenie oznacza zmiany – jeśli pracownicy będą opornie do nich podchodzili wdrożenie może się nie udać albo zostanie znacznie opóźnione.

Należy pamiętać, że nawet w dobrze przygotowanej do wdrożenia firmie i przy doskonałym dostawcy systemu znajdą się problemy, które trzeba przezwyciężać. Najważniejsza jest współpraca i chęć do zmian, a wtedy to już więcej niż połowa sukcesu.

ERP , , No Comments

Jak wybrać dostawcę ERP?

Written on February 7, 2011 at 11:16 am, by

Jeśli zdecydujemy się na wdrażanie systemu ERP w naszej firmie, to dopiero połowa sukcesu. Dopiero teraz zaczną się schody, bo staniemy przed koniecznością wyboru odpowiedniego dostawcy, a to wcale nie jest łatwe, gdyż każdy będzie chciał nas przekonać, że właśnie jego rozwiązanie jest najlepsze. Czym więc kierować się przy wyborze? Zacznijmy od najprostszych kroków.

  • Przeanalizujmy konkurencję – dowiedzmy się na jakich systemach pracują największe korporacje, poczytajmy opinie na specjalistycznych forach internetowych. Pozwoli nam to na wybranie z morza dostawców usług tylko tych najlepszych, spełniających nasze wymagania.
  • Sprawdźmy funkcjonalność – zdecydujmy, które funkcje będą nam niezbędne i czy akurat są oferowane przez konkretnych dostawców. Sprawdźmy również jak działają i czy aby na pewno wpływają na efektywność firmy.
  • Poznajmy dostawców – jeśli wybierzemy już 2-3, poświęćmy czas na dokładną analizę ich wcześniejszych wdrożeń, stabilność na rynku, doświadczenie, referencje.
  • Nie bójmy się pytać – często jest tak, że dostawcy celowo nie mówią o pewnych kwestiach, pomijają koszty, które i tak trzeba będzie uiścić, czy nawet fałszują referencje – warto je sprawdzić.
  • Niska cena wcale nie oznacza wysokiej jakości – czasem oszczędzając kilka tysięcy złotych może okazać się, że wdrożenie systemu się nie powiodło, nie warto więc w tej kwestii oszczędzać, nawet, jeśli dostawcy starają się nas tym do siebie przyciągnąć.

Jeśli weźmiemy pod uwagę te czynniki jest większe prawdopodobieństwo, że wdrażanie systemu ERP w naszej firmie zakończy się pełnym sukcesem, dzięki czemu zwiększymy efektywność pracy, co przełoży się na wyższe przychody. Warto więc brać je pod uwagę.

Dostawcy ERP, ERP , , , No Comments

Zalety systemu ERP

Written on February 4, 2011 at 11:56 am, by

Ostatnio wyjaśniałam czym jest system ERP, dzisiaj chciałabym się skupić na zaletach jego zastosowania. Jest on powszechnie wychwalany na wszelkiego rodzaju portalach, ja jednak chciałabym się skupić jedynie na realnych korzyściach, jakie daje. Obok efektywnego i szybkiego przesyłania danych i sprawnego zarządzania firmą, system ERP wyróżnia również zautomatyzowanie procesu wprowadzania danych, co sprawia, że zaoszczędzony jest czas. Dodatkowo działania wewnątrz firmy są dokładnie zsynchronizowane i wszystko działa jak w szwajcarskim zegarku. Szybko dostęp do działań firmy oraz kontrola nad procesami w niej zachodzącymi sprzyja zwiększeniu efektywności, czy kontrolowaniu takich działań jak sprzedaż, czy zarządzanie zasobami ludzkimi.

Automatyzacja procesu logistycznego pozwala na zaoszczędzenie czasu i wbrew pozorom nerwów, szczególnie w dużych przedsiębiorstwach. Z systemem ERP możemy być też pewni, że urządzenia, a także praca ludzi będzie efektywnie i w pełni wykorzystana i niewiele z tego pójdzie na marne. Dodatkowo ważna jest komunikacja, nie tylko wewnątrz firmy, ale także z zewnętrznymi komponentami, w tym klientami będzie zdecydowanie lepsza. Wszystkie te zalety systemu składają się na jeszcze jedną, która jest jednocześnie cechą – możliwość planowania na wielu płaszczyznach, w tym zarządzanie produktami, zasobami ludzkimi, czy finansami. Spełnione jest też podstawowe założenie systemu ERP – jedna baza danych, więc wszystko dostępne w jednym miejscu, bez konieczności „przeskakiwania” z jednej bazy do drugiej. Dobrze, o zaletach na dzisiaj tyle, na zakończenie chciałabym jeszcze wspomnieć o kilku barierach, które mogą się pojawić wraz z wdrażaniem systemu ERP. Pierwsza to oprogramowanie, które może być toporne i wprowadzi ograniczenia w momencie, kiedy będziemy chcieli system wdrożyć. Druga, choć wszystko zależy od podejścia użytkowników, to zupełna zmiana nastawienia do procesów biznesowych. To właśnie szkolenie użytkowników trwa z reguły najdłużej, niezależnie, czy wdrażamy system biblioteczny, czy oprogramowanie biznesowy – przyzwyczajenia ciężko jest pokonać, jednak nie ma rzeczy niemożliwych.

ERP , , , , No Comments

ERP – wprowadzenie

Written on February 3, 2011 at 11:33 am, by

ERP, czyli Enterprise Resource Planning, to doskonały sposób na zintegrowanie danych, jak również procesów w jednym systemie, co zdecydowanie ułatwia pracę i zarządzanie zasobami małych i większych przedsiębiorstw. Niegdyś system ERP był sposobem na organizację planów wykorzystania dużych zasobów informacyjnych, jednak obecnie stosuję się go w niemal każdej firmie, niezależnie od obszaru jej działań, a wszystko dzięki elastyczności systemu.

System ERP składa się z dwóch podstawowych elementów – wspólnej bazy danych i modułów. Dzięki zintegrowanej bazie danych zarówno przesyłanie, jak i udostępnianie informacji jest niezwykle proste. Natomiast ze względu na drugi element, system zyskał miano modułowego systemu informatycznego. Powszechnie przyjęło się, że aby wdrożyć oprogramowanie ERP potrzebne są co najmniej dwa systemu, które by obsługiwał, w praktyce jednak obsługuje on znacznie więcej, jeżeli nie wszystkie systemu w firmie, od kadr i prac, przez Customer Relations Management, zarządzanie zasobami ludzkimi po gospodarkę magazynową.

Podstawową zaletą systemu ERP jest usprawnienie pracy organizacji, w tym przepływu i realizacji transakcji finansowych, a komunikacja między systemami sprowadza się do używania odpowiednich aplikacji ERP. Dzięki wdrożeniu tego oprogramowania nie ma mowy o opóźnieniach zamówień, czy o utracie jakiegokolwiek zlecenia.

Należy jednak pamiętać, że wdrożenie systemu ERP musi zostać przeprowadzone prawidłowo, żeby efektywność pracy była jak najlepsza. Dodatkowo warto zintegrować jego działanie z systemem CRM, żeby organizacja działała jeszcze skuteczniej.

ERP , , No Comments